Ob man sich persönlich trifft oder zu einem virtuellen Video-Call verabredet, ein Großteil internationaler Business Meetings findet auf Englisch statt. Trotzdem gibt es unterschiedliche Bräuche und Erwartungen, wenn es um den Ablauf eines Meetings geht. Wenn du also internationale Teilnehmer geschäftlich einlädst, solltest du dich mit abweichenden Konventionen im englischsprachigen Raum vertraut machen.

Im folgenden haben wir Schritt für Schritt zusammengefasst, wie dein Business Meeting auf Englisch zum Erfolg wird und mit welchen innovativen Tipps du virtuelle und persönliche Treffen noch effizienter gestalten kannst. Außerdem führen wir ein paar wichtige Schlüsselbegriffe aus dem Business Englisch auf.

Internationale Meetings: Schritt für Schritt zum Erfolg

Planung

Ein internationales meeting erfordert mehr Planungszeit. Sobald du Ort (und Budget) kennst, kannst du dich mit den Details befassen: Zeitunterschiede für alle Teilnehmer, lokale Feiertage, Reisebeschränkungen, Gesundheits- und Sicherheitsbedenken sowie allgemeine Lage und kulturelle Unterschiede. Gegebenenfalls kannst du dir vor Ort die Hilfe eines Eventplaners holen. Sowohl für ein Treffen vor Ort als auch für virtuelle Meetings solltest du allen ausreichend Zeit zur Vorbereitung und Planung einräumen.

Optimierung

Durch Vereinfachung kannst du ein Meeting für alle optimieren, von der Reiseroute bis zum Speiseplan. Einladungen, Beschreibungen, Präsentationen und sonstiges Material sollten präzises, aber standardmäßiges Englisch enthalten. Eine Checkliste, die vorab auf häufige Fragen zu Anreise, Anforderungen oder kulturelle Gegebenheiten eingeht, macht allen Teilnehmern das leben leichter.

Erwartungen

Ein internationales Meeting läuft anders ab als eine normale Bürobesprechung. Am besten klärst du vorab, welche Ansprüche und Erwartungen alle Teilnehmer mitbringen, von Sitzordnung über Ausrüstung bis hin zu Vorstellungsrunden und Live-Übertragung. Übrigens ist das Thema Essen für Event-Planer eines der häufigsten Probleme, bei dem Allergien, persönliche Vorlieben und kulturelle Hintergründe zum Tragen kommen können.

Tagesordnung

Wer zu einem Meeting eingeladen wird, hat folgende Fragen: Was wird diskutiert, was erwartet mich und welche Rolle habe ich zu erfüllen? Die Tagesordnung kann alle diese Fragen beantworten. Du musst nicht jedes Detail vorab erläutern, aber eine klare Agenda hilft allen Teilnehmern, sicht entsprechend vorzubereiten und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Ohne feste Tagesordnung verkommt sonst jedes Meeting zu einem persönlichen Plausch.

Struktur

Die Tagesordnung kann ein Meeting bereits grob strukturieren, sollte den Grundriss aber nicht vollständig ersetzen. Ansonsten werden zwar einzelne Punkte besprochen, aber nichts entschieden oder erreicht.

Als Organisator bist du zwar für die Struktur verantwortlich, musst aber nicht zwangsläufig selbst durchs Meeting führen. Ein Manager oder Mediator kann diese Rolle übernehmen und die Diskussion gestalten. Manchmal bedeutet das, Teilnehmer auch zu unterbrechen oder andere zu einem Beitrag zu ermutigen. Damit sich niemand auf den Schlips getreten fühlt, solltest du hier besonders auf kulturelle Unterschiede achten.

Grenzen

Jedes Meeting hat (zum Glück) irgendwann ein Ende und von der Gesamtdauer bis zur einzelnen Redezeit und den fünf Minuten Kaffeepause können klare Begrenzungen helfen, die Zeit effektiv zu nutzen. Unsere Aufmerksamkeitsspanne liegt im Schnitt bei lediglich zehn bis 15 Minuten, sodass eine Besprechung von 20 Minuten Länge schon anstrengend sein kann.

Bei Video-Konferenzen kann das Problem auftreten, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen, also können deutliche Aufforderungen erforderlich sein. Weiterhin hilft es, wenn du nur Personen einlädst, deren Teilnahme unbedingt erforderlich ist. Überhaupt hilft es, die Teilnehmerzahl zu beschränken.

Ergebnis

Allgemein gibt es zwei Arten von Meetings: regelmäßige Besprechungen zur Planung und Koordination und kreative Meetings, um ein Problem zu lösen oder eine Entscheidung zu fällen. In beiden Fällen sollte jeder am Ende klare Handlungsanweisungen haben und wissen, was als nächstes zu tun ist.

Tipps für internationale Meetings

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Achte darauf, Teilnehmer aus anderen Ländern entsprechend zu begrüßen. Eine höfliche Floskel oder freundliche Worte können viel bedeuten oder erreichen. Vermeide unangebrachte Gesten, Ausdrücke oder Formen der Zuneigung.
Sei pünktlich, vor allem in einer Situation oder Umgebung, wo dies erwartet wird. Begrüße keine Teilnehmer überschwänglich oder mit einer Berührung, wenn dies nicht der Kultur entspricht.
Tausche Visitenkarten aus, begrüße besondere Gäste persönlich oder stelle wichtige Redner und Teilnehmer entsprechend vor. Achte darauf, dass Symbole, Grafiken und sogar Farben in anderen Ländern anstößig sein können.
Berücksichtige internationale Gewohnheiten bezüglich Pausen, etwa für Kaffee oder Raucher. Vermeide besondere sprichwörtliche “Fettnäpfchen” wie zu persönliche oder aufdringliche Fragen, ganz besonders beim Smalltalk
Lege Wert auf internationale Etikette, insbesondere in Bezug auf Essgewohnheiten und Mahlzeiten.  
Beachte die Zeitzonen und sei dir bewusst, dass Dinge wie Mittagspausen relativ sein können.  

Innovative Ideen für erfolgreiche Meetings

Suchst du Tipps, um Meetings angenehmer und produktiver zu gestalten? Wir haben ein paar innovative Ideen für dich!

Präsentationen

Endlose Folien bedeutenden den schleichenden Tod durch Langeweile für jedes Meeting. Präsentationen können PowerPoint-Aversionen und die Aufmerksamkeit ersticken, also verbiete doch einfach Präsentationen in deinem Meeting. Die Idee stammt übrigens nicht von uns, sondern Amazon-CEO Jeff Bezos.

Außergewöhnliche Details

Kleine, aber unvergessliche Details können dein Meeting zu etwas Besonderem machen. Wie wäre es, wenn Smartphones und Laptops nicht zugelassen sind? Eine ungewöhnliche Startzeit (10:13 Uhr) kann Pünkltlichkeitsprobelme beseietungen. Start-ups wissen längst, dass man sich auch an der Tischtennisplatte, in der Cafeterie oder im Park treffen kann.

Bei einer Videokonferenz kannst du die Teilnehmer bitten, ein Detail über ihre Umgebung oder Kultur zu erzählen oder du verteilst Punkte für den ausgefallensten Zoom Bildschirmhintergrund. 

Entscheidungsfällung

Je dringender eine Entscheidung ist, desto früher sollte das notwendige Meeting dazu stattfinden. Anstatt gemeinsam zu einem Beschluss zu gelangen, kannst du auch einen Entscheidungsträger bestimmen, der alle Teilnehmer anhört. Auch hier ist es hilfreich, nur die absolut notwendigen Personen zum Meeting einzuladen, um die Entscheidung zu erleichtern.

Verantwortung und Herausforderung

Idealerweise gehen die Tagesordnungspunktes eines Meetings in Handlungsanweisungen über, aber wer ist dafür verantwortlich? Steve Jobs sprach sich dafür aus, jeweils direkt einen Verantwortlichen zu benennen. Eine weitere Idee des Apple-Chefs war, jedes Meeting zur Herausforderung werden zu lassen: In einer offenen Kritik-Runde müssen die Teilnehmer ihre Ideen verteidigen und die der anderen hinterfragen.

Meetings im Stehen und Gehen

Meetings, die nicht um einen Tisch versammelt oder im Sitzen stattfinden sind nicht nur kürzer, sondern auch ansprechender und interaktiver. Ideen werden weniger territorial verhandelt und alle engagieren sich mehr. Meetings können aber förmlich noch weiter gehen und beim Gang von Tür zu Tür im Büro stattfinden oder als kurzer Anruf auf dem Weg zum Mittagessen. Gerade ein Gespräch zu zweit bietet sich an, um nebenher eine Runde zu drehen. Spontanität kann sich ebenfalls lohnen: Ist eine Person nicht anwesend, muss das Meeting nicht vertagt werden, wenn eine Meinung auch schnell per Anruf eingeholt werden kann.

Balance

Ein Meeting mit nur einem Redner verkommt zur Vorlesung. Versuch stattdessen, das Feedback der Teilnehmer einzuholen und ein Gleichgewicht zwischen Sprechen und Zuhören zu erreichen. Eine Art Schiedsrichter kann reihum Meinungen einholen, oder die Teilnehmer spielen sich im wahrsten Sinne des Wortes einen Ball oder anderen Gegenstand zu, um sich gegenseitig das Wort zu erteilen.

Business English: wichtige Ausdrücke für Meetings

Die folgenden Ausdrücke helfen dir dabei, dich beim nächsten internationalen Geschäftstreffen verständlich zu machen und effizient durch ein Meeting zu führen.

Eröffnung

  • Formell: “Welcome, everyone, and thanks for attending. The purpose of today’s meeting is to discuss…”

= Willkommen allerseits, und vielen Dank für Ihre Teilnahme. Der Zweck der heutigen Versammlung ist…

  • Kurzfristig: “Thank you all for attending. Since we’re short on time, let’s get started with item number one.”

= Vielen Dank für Ihre Teilnahme. Da wir nur wenig Zeit haben, beginnen wir gleich mit dem ersten Tagesordnungspunkt.

  • Informell: Jetzt da wir vollzählig sind und ich Ihre Aufmerksamkeit habe, fangen wir an…

Diskussionsthemen

  • Formell: “The first item on the agenda that I want to bring up for discussion is…”

= Der erste Tagesordnungspunkt, den ich zur Diskussion stellen möchte, ist…

  • Weniger formell:” Let’s look at the first item on the agenda.”

= Gehen wir zum ersten Tagesordnungspunkt über.

  • Informell: “First, let’s talk about…”

= Sprechen wir zuerst über…

Klärungsbedarf

  • Formell: “Excuse me, could you please clarify what you said about…?”

= “Verzeihung, könnten Sie bitte klarstellen, was Sie über … gesagt haben?”

  • Weniger formell: “I’m not sure I understand what you mean by…?”

= Ich bin mir nicht sicher, ob ich verstanden habe, was Sie mit… meinen.”

  • Informell: “I’m sorry, I don’t quite follow…”

= Es tut mir leid, aber ich kann Ihnen nicht ganz folgen.

Ein Thema vertiefen

  • Formell: “Before we move on, I think we need to look at…”

= Bevor wir weitermachen, sollten wir meiner Meinung nach… ansprechen.

  • Formell: “I’m sorry, but I don’t believe we’ve addressed…”

= Es tut mir leid, aber ich glaube nicht, dass wir… angesprochen haben.

  • Weniger formell: “Just a second, please, it seems we haven’t discussed…”

= Moment, bitte, scheint, wir haben noch nicht über… gesprochen.

Überleitung

  • Formell: “Let move on to the next item on the agenda, which is…”

= Fahren wir mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort, nämlich…

  • Weniger formell: “Moving on, let’s take a look at the next agenda item…”

= Gehen wir weiter zum nächsten Tagesordnungspunkt über…

  • Informell: “Next up is…”

= Als nächstes geht es um…

Zusammenfassung

  • Formell: “To summarize what we’ve agreed on…”

= Fassen wir zusammen, worauf wir uns geeinigt haben…

  • Weniger formell: “In summary, we’re going to…”

= In der Zusammenfassung werden wir…

  • Informell: “So we’ve decided to…”

= Wir haben also entschieden…

Beenden

  • Formell: “The meeting is adjourned. Thank you all for attending.”

= Die Sitzung wird vertagt. Vielen Dank für Ihre Teilnahme.

  • Weniger formell: “This will be all for today, thanks for your attendance.”

= Das ist alles für heute, danke für Ihre Teilnahme.

  • Informell: “That’s it, thanks for your time and have a good day.”

= Das war’s, danke für Ihre Zeit und einen schönen Tag.